Facturación por Cuenta de Terceros en Clínicas

Las ventas por cuenta de terceros es una modalidad que actualmente es muy utilizada pues en muchos casos, simplifica ciertos procesos de intermediación y facturación pero que, también genera ciertas responsabilidades que en repetidas oportunidades suelen ser omitidas por parte de los involucrados.

Particularmente, en las clínicas o centros de salud se presenta este caso, ello por la relación de no dependencia laboral existente, en la mayoría de los casos,  entre la clínica como ente jurídico y los médicos. Como la prestación de servicios por parte de los galenos suele darse en distintos centros, se ha optado por trabajar bajo la figura de mandato dado a las clínicas para que estas últimas se encarguen de emitir las respectivas facturas por cuenta de los primeros.

Aún cuando parezca un juego de palabras, se puede resumir de la siguiente forma: El médico presta sus servicios en las instalaciones de un centro de salud y este último emite la factura pertinente con la salvedad establecida en el artículo 10 de la Ley de IVA (Venta realizada por Cuenta de Terceros).

Si bien es cierto que luce entonces un proceso sencillo, revisar las distintas connotaciones desde las perspectivas tributarias de este procedimiento siempre resulta interesante.

Inicialmente, se deben identificar dos premisas importantes: (i) La factura aún cuando es emitida por la Clínica, los ítems identificados como Honorarios Profesionales por Cuenta de Terceros, no forma parte de los Ingresos de la Clínica a efectos de las declaraciones de IVA e ISLR y (ii) El médico, tendrá la responsabilidad de enterar ante el fisco los ingresos facturados por la Clínica al momento de elaborar su declaración de IVA e ISLR según sea el caso.

En referencia a las facturas emitidas por cuenta de terceros, la Providencia identificada con el número 0257 en materia de emisión de documentos, señala en su artículo 31 lo siguiente: “Cuando se utilicen medios propios para la emisión de facturas por cuenta de terceros, incluso en los casos en que se realicen operaciones por cuenta de éstos, el emisor deberá cumplir lo establecido en esta Providencia (…)”

Adicionalmente, el citado artículo señala un procedimiento adicional que debe acatarse:

 “En tales casos, el emisor deberá entregar a los sujetos a favor de quienes se emite la factura, a más tardar dentro de los 5 días del mes siguiente a aquel  en que se emite la factura, una copia certificada de la factura.”

En atención a la normativa citada y en concordancia con la experiencia propia obtenida por la revisión de este tema en algunos centros de salud, a continuación se exponen ciertas recomendaciones a saber:

1) En el cuerpo de la factura, se deben imprimir las especificaciones referidas al monto de los Honorarios Médicos por Cuenta de Terceros, incluyendo los datos inherentes del prestador del servicio. Esto pues en repetidas oportunidades, se estila utilizar una hoja adicional para exponer los montos por cuenta de terceros;

2) Establecer mecanismos en las áreas operativas y administrativas de modo que el proceso de facturación se realice con la mayor celeridad posible, de modo que durante la primera semana de cada mes de impriman y entreguen las respectivas copias certificadas;

3) La emisión de documentos por cuenta de terceros, evita que los médicos estén obligados a emitir facturas propias por sus honorarios profesionales ni al paciente atendido ni a la clínica, ello en virtud que la emisión de la factura está siendo efectuada por la Clínica y los soporte de sus ingresos serán las certificaciones emitidas según lo expuesto en el artículo 31 de la Providencia 0257;

4) Elaborar previa consulta con asesor legal, de los Contratos de Mandatos entre la clínica y todos y cada uno de los médicos que prestan servicios en el centro de salud, de tal forma que quede debidamente documentada y soportada la existencia de las ventas por cuenta de terceros;

Es válido destacar que, la clínica como ente emisor de los documentos (facturas) tiene la responsabilidad solidaria originada por el Contrato de Mandato, de cara al cumplimiento de los deberes de enteramiento e información de los Honorarios facturados según lo dispuesto en el Código Orgánico Tributario.

Evidentemente, este tópico aún cuando es de uso regular en muchas organizaciones y entes, debe ser objeto de análisis de todas las aristas inherentes al caso, ello pues algún error en el que se incurra por la interpretación de la ley, seguramente podrá acarrear sanciones significativas en el caso de una eventual revisión por parte de la administración.

Fuente: Finanzas & Tributos / José Hernández. Material utilizado con fines referenciales e informativos. No constituye pronunciamiento formal u opinión propia sobre el tema.